De gemiddelde werkdag lijkt tegenwoordig op een digitaal mijnenveld. Je start je computer op en de meldingen vliegen direct om je oren. Het ene moment beantwoord je een vraag in een chatgroep terwijl je ondertussen probeert te luisteren naar een collega in een videocall. Ondertussen blijft die ene klant bellen op een toestel dat ergens aan de andere kant van de kamer staat te loeien. Het is een constante strijd om de aandacht die niemand wint. De productiviteit zakt weg omdat mensen drukker zijn met het bedienen van hun apparaten dan met hun eigenlijke taken. Het lijkt wel alsof de technologie die bedoeld is om te helpen juist voor een enorme berg ruis zorgt.
De versnippering van het dagelijkse contact
Veel bedrijven houden vast aan losse systemen die weigeren met elkaar samen te werken. Je gebruikt een applicatie voor de onderlinge chat en een ander programma voor videobellen. Voor de vaste buitenlijn staat er nog een ouderwets toestel op het bureau stof te happen. Die versnippering zorgt voor onrust in je hoofd. Je moet constant wisselen van apparaat om bereikbaar te blijven. Het vreet energie. De kans dat je een belangrijk bericht mist neemt toe als de informatie over vijf verschillende kanalen binnenkomt.
Een omgeving waar alles samenkomt in een enkele interface is de enige manier om die rommel op te ruimen. Het gaat erom dat je niet meer hoeft te zoeken naar de juiste knop. Wanneer chatberichten en online vergaderingen op een centrale plek staan ontstaat er weer ruimte voor echt werk. Je opent een venster en alles wat je nodig hebt staat klaar. Dit haalt de onnodige afleiding weg en zorgt dat je minder vaak uit je concentratie wordt getrokken door een overbodige handeling.
Telefonie als onderdeel van de dagelijkse workflow
De traditionele vaste telefoon is voor veel mensen een bron van irritatie. Zeker met de opkomst van hybride werken is een toestel dat vastzit aan een bureau op een leeg kantoor onhandig. Je wilt bereikbaar zijn op je zakelijke nummer of je nu thuiswerkt of in een stilteruimte verblijft. De koppeling van je telefooncentrale aan je vaste vergaderomgeving via teams telefoon biedt hier een uitkomst. Hiermee komen zakelijke gesprekken gewoon binnen op je laptop via de interface die je toch al de hele dag open hebt staan.
Deze manier van werken maakt korte metten met de noodzaak om nummers over te typen. Je ziet direct of een collega in gesprek is voordat je diegene probeert te bellen. Je zet een chatgesprek met een simpele klik om in een telefoongesprek zonder dat de verbinding verbreekt. Het zorgt voor een professionele uitstraling naar de buitenwereld. Klanten worden niet meer eindeloos doorverbonden naar nummers die niemand opneemt. Het bespaart tijd en haalt de frustratie uit de dagelijkse communicatie met je omgeving.
Veiligheid en de betrokkenheid van werknemers vergroten
Terwijl de kantoorwereld digitaliseert veranderen ook de uitdagingen in de fysieke werkomgeving. De veiligheid van medewerkers staat in veel sectoren onder druk. In winkels en publieke ruimtes neemt de verbale agressie toe. Technologie speelt hier een dubbelrol. Aan de ene kant kan het voor afleiding zorgen maar aan de andere kant biedt het bescherming. Het is noodzakelijk dat werkgevers investeren in middelen die hun personeel een veilig gevoel geven.
In sommige sectoren wordt daarom geëxperimenteerd met geavanceerde middelen zoals de veiligheid van medewerkers die gewaarborgd wordt door camera’s op de werkvloer. Het doel is altijd hetzelfde. Je wilt zorgen dat mensen hun werk kunnen doen zonder angst voor incidenten. Wanneer mensen zich veilig en gesteund voelen zie je dat direct terug in hun houding. De betrokkenheid van werknemers vergroten begint bij het serieus nemen van hun werkomstandigheden. Of het nu gaat om een veilige digitale verbinding of fysieke bescherming op de winkelvloer, de verantwoordelijkheid van de werkgever blijft gelijk.
