Algemene voorwaarden opstellen, is een van de eerste juridische hobbels die je als startende ondernemer over moet. Wat moet je vooral niet doen? En wat juist wel? Dit zijn de belangrijkste do’s en dont’s.
Conflictvrij ondernemen gaat niet zonder heldere juridische afspraken. Die kun je daarom maar beter zo vroeg mogelijk vastleggen. En wat is dan handiger dan één keer een juridische set van algemene voorwaarden opstellen, die voor alle klanten en diensten gelden? Vraag is dus hoe je algemene voorwaarden goed en kostenefficiënt kan opstellen, zonder dat de onderneming juridisch steken laat vallen.
Veel ondernemers kopiëren uit gemakzucht en gebrek aan juridische kennis de algemene voorwaarden van een concurrent. Realiseer je dat dit niet zonder risico is. Ook al is je product of de dienst identiek, goede algemene voorwaarden opstellen is altijd een vertaalslag van specifieke bedrijfskeuzes.
Denk aan het verdienmodel dat je hanteert en hoe je wil omgaan met leveranciers en klanten. Kies je als bedrijf voor een abonnementsvorm met lange opzegtermijn of juist voor een pay as you go-model? Nog belangrijker zijn de risico’s die er kleven aan de dienstverlening en hoe het bedrijf die juridisch wil managen. Neem de mogelijkheden je aansprakelijkheid te beperken in algemene voorwaarden. Hoe ver wil je daarin als ondernemer in redelijkheid gaan?
Algemene voorwaarden opstellen kan je dus maar beter niet doen door te knippen en plakken. Los van het risico op plagiaat is het als leek moeilijk in te schatten welke gekopieerde onderdelen van de algemene voorwaarden exact op jouw situatie van toepassing zijn. Bovendien loop je het gevaar dat belangrijke onderdelen van de dienstverlening in de algemene voorwaarden ontbreken en dat de voorwaarden die wél zijn overgenomen, te algemeen zijn.
In de toekomst kan dit tot kostbare juridische problemen leiden die je juist zo graag wilde voorkomen. Een simpel voorbeeld. Stel: je verhuurt auto’s net als een autoverhuurbedrijf vijf straten verderop. Terwijl jouw concurrent uitsluitend auto’s vanuit zijn garage verhuurt, kies jij voor extra service: via een online reserveringssysteem kunnen jouw klanten op diverse locaties zelf de auto huren. Bovendien zijn al jouw auto’s elektrisch en daardoor milieuvriendelijker. Verder biedt je jouw klanten tevens de mogelijkheid om via de website een autodate te maken voor gezamenlijk huur, zodat zij kosten kunnen besparen.
Jullie verhuren dus allebei auto’s maar jouw keuze voor extra service brengt andere risico’s mee. Wat als jouw website inclusief zelfbedieningssysteem tijdelijk offline is? En wat als klant X en klant Y met de gehuurde auto een verkeersboete veroorzaken? Hoe kan je die kosten dan verhalen? Vanzelfsprekend hangen de juridische consequenties van deze situaties sterk af van de formulering van de algemene voorwaarden.
Denk eerst eens goed na over de bedrijfsactiviteiten. Hoe standaard is het wat je doet? Werk je met één type klant of juist veel verschillende partijen? Voor consumenten gelden bijvoorbeeld andere regels dan voor zakelijke klanten bij het opstellen van de algemene voorwaarden. Bij een standaard dienstverlening is het makkelijker aan te sluiten bij bestaande modellen. Er zijn verschillende partijen die deze aanbieden – denk aan de Kamer van Koophandel of een branchevereniging.
Het opstellen van algemene voorwaarden op maat blijft echter verstandiger. Als je goed hebt nagedacht over jouw dienstverlening en kan inschatten in welke mate die bijzonder is, dan zou je kosten kunnen besparen door een jurist in te schakelen in plaats van een advocaat. Juristen hanteren meestal lagere tarieven en kunnen in het opstellen van algemene voorwaarden even kundig zijn.
En last but not least: zorg dat je jouw dienstverlening, klantenservice, verdienmodel, betaalmogelijkheden et cetera goed in kaart brengt. Advocaten en juristen gaan bij het opstellen van algemene voorwaarden altijd uit van jouw business en wensen. Als je dat paraat hebt, scheelt dat bij de vertaalslag naar algemene voorwaarden enorm in tijd en dus kosten.
Jan-Hein Strop is financieel journalist en oprichter van LegalDutch.nl, matchmaker voor juridisch advies.
