Wanneer je een eigen bedrijf begint, weet je wat de bedoeling is: bloemen verkopen, mode ontwerpen, stukjes schrijven, fietsen maken, boten bouwen. Die core business, daarin ben je goed, dat is namelijk nou net de reden dat je het bedrijf begint. Het probleem is, dat je als ondernemer heel wat meer moet doen dan alleen de core business van je onderneming.
Je moet een boekhouding bijhouden, huisvesting regelen, marketing bedrijven, de ict optuigen, onderhandelen met toeleveranciers, klanten en andere partners, en als het bedrijf wat groter wordt komen er zaken bij als personeelsadministratie, wagenparkbeheer en facilitaire dienstverlening.
Daar had je geen rekening mee gehouden toen je besloot voor jezelf te beginnen! Gelukkig bestaat er zoiets als outsourcen. Een onderdeel van de bedrijfsvoering waar je zelf geen zin in hebt, niet goed in bent of geen kaas van hebt gegeten uitbesteden aan een partij die er wel verstand van heeft. Hartstikke handig natuurlijk, want je koopt kennis in.
Maar wat je koopt, kost geld. Het kan dus een dure hobby worden. En bovendien is er een kans dat je kwetsbaar wordt als je de controle over bepaalde bedrijfsonderdelen helemaal uit handen geeft. Kies daarom altijd bewust voor outsourcen. De do’s en don’ts op een rij:
Zorg ervoor dat je begrijpt wat de outsourcepartner doet. Pas als jij een proces zelf snapt, kun je aan outsourcen gaan denken. Denk niet te snel: ict, daar snap ik niks van, de expert moet het maar doen. Voor je het weet ben je de controle over je bedrijfsprocessen kwijt en kun je niet meer goed beoordelen waarmee je onderneming het meest is gediend.
Administratieve zaken als de boekhouding zijn heel geschikt om uit te besteden. Dat kost veel tijd, en kun je ook als het buitenshuis gebeurt goed blijven monitoren.
Voor personeelsadministratie zijn er legio outsourcepartners te vinden die heel goed op de hoogte zijn van de wet- en regelgeving. Juist bij Human Resources is dit ingewikkelde materie omdat er veel regeltjes zijn en die veranderen ook nogal eens. Je moet je als ondernemer niet teveel met dit soort regeltjes en beperkingen bezig moeten houden, dat gaat ten koste van je creativiteit.
Goedkoop is duurkoop. Ga niet klakkeloos voor de goedkoopste outsourcepartner maar werk samen met diegene die voor jou het beste werk levert.
Maak gebruik van de cloud. Informatie in de cloud wordt goed beveiligd, je kunt precies regelen wie waarbij kan en het vergemakkelijkt samenwerking op afstand enorm. Bovendien profiteer je in de cloud als mkb-er van het niveau van systemen dat normaal aan multinationals is voorbehouden omdat er door veel verschillende partijen van eenzelfde systeem gebruik wordt gemaakt. Dat drukt de kosten en verhoogt de kwaliteit.
Wees kritisch bij elke taak die je uitbesteedt. Het voordeel van outsourcen is dat het enorm flexibiliseert: je kunt precies inhuren wat je nodig hebt. Voor sommige klussen heb je de beste nodig, dan betaal je het volle pond. Andere taken zijn simpeler, dus kun je met een minder gekwalificeerd persoon af.
Ondernemers zijn de kurk waar onze economie op drijft., zeker als het crisis is en de bank lastig doet. TPO doet daarom mee aan de campagne Doorgaan van De Amersfoortse, die ondernemers steunt met crowdfunding. En we vragen jou om ook mee te doen. Doe mee aan onze blogbattle ‘Doorgaan’ en steun ondernemers (en jezelf)!
