Hieronder treft u de integrale versie van een nieuwsbericht dat maandagochtend via het ambtelijke intranet werd verstuurd naar alle ambtenaren van de Amsterdamse Stopera (het Amsterdamse stadhuis). Wij publiceren dit mailtje om u te laten zien dat niets binnen de fascinerende systeemplafondwereld van het ambtenarenbedrijf zomaar even met de Franse slag wordt gedaan. Ook ‘een onderwerp dat de gemoederen altijd bezig houdt’ (koffie dus) wordt keurig ‘Europees aanbesteed via een raamovereenkomst waarin rekening wordt gehouden met alle eisen en belangen’ (‘zoals duurzaamheid en social return’) maar er is ‘erg weinig speelruimte voor de gemeente’. Dit is dus ‘een leerpunt voor de volgende aanbesteding!’.
Enfin, het moge duidelijk zijn: uw gemeente-ambtenaar drinkt niet zomaar even een plastic duurzaam biologisch afbreekbaar papieren bekertje bakkie troost. Die drinkt een smaakbeleving middels een raamwerk, gegund dankzij workshops in de pop-up week met behoud van belangen en gemeentebrede afspraken.
Uw belastinggeld goed besteed (aan een bakkie pleur)….
“Koffie is een onderwerp dat de gemoederen altijd bezig houdt; thuis en ook in de werksfeer. Steeds meer hebben mensen thuis goede koffiemachines en in het straatbeeld duiken er steeds meer gespecialiseerde koffieshops op, die talloze soorten koffie aanbieden. Zeker de laatste jaren is de smaak van koffiedrinkers enorm veranderd: een gewoon bakkie troost bestaat nauwelijks meer – en zeker niet in Amsterdam.
Dat merkt (D)FM als contractbeheerder ook. De door de gemeente geboden koffie wordt niet altijd meer gewaardeerd. Het is daarom goed om eens te laten zien, hoe het zit met de koffie in de koffie-automaten van de gemeente.
Raamovereenkomst en Europese aanbesteding
Op dit moment is er een raamovereenkomst met het bedrijf ‘Maas International’ voor de warme dranken- en foodautomaten. Een raamovereenkomst bevat gemeentebrede afspraken. De raamovereenkomst loopt tot 1 maart 2017 en is tot stand gekomen per 1 maart 2010, na een gemeentebrede Europese aanbesteding.
In de aanbesteding zijn bepaalde eisen gesteld aan de te leveren koffie. Denk hierbij aan het soort koffie, zetmechanisme, etc. Ook politieke belangen (duurzaamheidskenmerken, elektrisch vervoer, social return, etc.) speelden bij de aanbesteding een belangrijke rol. Die eisen zijn na zorgvuldige afweging in een gemeentebreed inkoopteam tot stand gekomen. Alle voorgaande zaken hebben geleid tot een strak bestek met, helaas, weinig speelruimte. Weinig speelruimte voor de gemeente, maar ook voor Maas. Een leerpunt voor de volgende aanbesteding!
Gunning
Voor de definitieve gunning is naast de beoordeling van de formele eisen, ook een smaaktest gehouden, waar alle inschrijvende partijen op de aanbesteding aan meededen. Maas kwam hier als winnaar uit de bus. De firma Maas heeft dus de aanbesteding ‘gewonnen’ en voert uit wat de gemeente heeft bedacht en uitgevraagd.
Oplossing
In de afgelopen jaren heeft het koffiegebruik een gigantische vlucht genomen en dit is niet voorzien in de aanbesteding. Vooral de smaak van de gebruikers en de beleving is heel anders geworden.
De afdeling Regie van (D)FM signaleert toenemende ontevredenheid bij de klanten over de kwaliteit van de koffie en heeft gezocht naar een oplossing. We willen namelijk niet wachten tot 2017 (als de raamovereenkomst afloopt). In de panden waar (D)FM het facilitaire beheer uitvoert, worden daarom als tussenoplossing hoogwaardige espresso-automaten geplaatst, met verse melk én koffiebonen, die ter plekke gemalen worden. Deze automaten worden geleverd door de firma Maas, net als de bijbehorende koffie en andere ingrediënten. Op andere locaties wordt een maatwerkoplossing bedacht.
Extra service
De nieuwe automaten zijn een extra service, omdat (D)FM ook ziet dat de wensen en smaak de afgelopen jaren veranderd zijn. Op panden waar (D)FM het facilitaire beheer voert is de koffienorm dat er minimaal 1 luxe espresso-automaat met verse melk is en per 50 werkplekken een koffieautomaat.
In 2016 start de rve Facilitair Bureau een nieuwe Europese aanbesteding om er voor te zorgen, dat er een nieuwe raamovereenkomst is per 1 maart 2017.
Koffieworkshop in de pop-up week
In de pop-up-week van de cluster Bedrijfsvoering (van 15-19 september 2014) is er een workshop over koffie. Onderwerp: alles wat je altijd al wilde weten over koffie! Met onder meer de test: ‘blind’ koffie proeven. Bij veel animo, organiseert DFM meer workshops!
Vragen/opmerkingen?
Mocht je naar aanleiding van dit bericht meer informatie willen dan kan je contact opnemen met Een Ambtenaar Afdeling Koffie, contractmanager DFM Regie/rve Facilitair Bureau via [geanonimiseerd].”
