Simplenote moet me helpen om mijn dagelijkse notities netjes op papier te zetten. Net écht papier, zeggen mijn maten dan. Via mijn Apple notes, gesynchroniseerd via de Cloud en mooi aanwezig in de mailbox van mijn Mac en iPad kan ik nog net even die cruciale uitspraak van mijn vergaderpartner opschrijven op die gele regeltjes van dat imitatieschriftje.
Handig allemaal, hè? We vergaderen inmiddels papierloos. Niets wordt meer uitgeprint. Dat scheelt een hoop geld, en in bedrijfsfolders kunnen we zeggen hoe goed we wel niet voor het milieu zijn. Daar ben ik trots op, echt. Maar iets wringt er.
Mijn maten en ik communiceren via whatsapp. Wat dat betreft zijn we niet anders dan de rest van de Nederlanders, zakelijk of privé. We moderniseren en de hele dag krijg ik die bliepjes en blupjes binnen van een collega of werknemer die me wil spreken. Zelfs ’s avonds laat, als ik net op bed lig en mijn maat in de reclame tussen Nieuwsuur en Knevel & Van den Brink ineens iets over het werk moet delen.
Dan denk ik toch met weemoed terug aan de tijd dat ik begon met werken. In 1973 namen we ’s ochtends de tijd om alle inkomende post te lezen. Aan het eind van de middag ging ik dan een uur of anderhalf uur zitten om de post te beantwoorden. Kwam ik thuis, dan was het rustig. Eventueel werd er voor tien uur ’s avonds nog even gebeld. Maar alleen als het echt dringend was, want de drempel om te bellen (en via de vrouw des huizes om de man te vragen) is hoger dan het gedachteloos intypen van een appje.
En wat dat papierloos vergaderen betreft? Eerlijk gezegd vind ik het er niet handiger op geworden. Omdat het zo makkelijk is om documenten te sturen, is in ons bedrijf de papierlast alleen maar toegenomen. Nou ja papierlast, schermlast moeten we zeggen. Moesten we eerst zo’n zeventig pagina’s per maand lezen voor de maandagochtend vergaderingen, sinds de twee jaar dat we nu vergaderen met de iPad lezen we er gemiddeld honderdvijftig. En dat is te veel. Collega’s en maten zijn nu een stuk minder op de hoogte van de feiten dan toen we ieder document nog moesten printen.
Kortom, door het digitale werken zijn we minder bedachtzaam geworden. En wat me opvalt, ik zie mijn vergaderpartners nauwelijks meer notities maken. Vroeger kwamen de mannen altijd met kladblokjes en schriften opdagen en werd er nog af en toe een woord opgeschreven. Bij papierloos vergaderen heb je om notities te maken je iPhone, de iPad met extern toetsenbord of een laptopje nodig. En dan lijkt het al snel alsof iemand aan het sms’en is, of dan heeft hij zo’n bord voor de kop van het computer beeldscherm. Daarom maken we geen notities meer.
Dan zegt u, daar heb je toch een secretaresse voor? Voor de notulen is dat inderdaad waar ja. Maar als je zelf goed wilt luisteren, of gewoon iets wilt onthouden zonder van je medewerkers afhankelijk te zijn, dan is het goed om weer als vanouds met pen en papier op de vergadering te verschijnen.
Noem me een oude man, maar ik slaap inmiddels een stuk rustiger nu ik weet dat ik zelf de controle terug heb over mijn bedrijfsinformatie, en ’s avonds mijn telefoon uit kan zetten. De sluis tegen de eindeloze stroom cijfertjes en last minute vraagjes heb ik dichtgezet. Ik nodig u uit om hetzelfde te doen.
