De vergadering, vaak eerder een hels instrument dan een effectief communicatiemiddel binnen organisaties. Hoewel een vergadering in principe bedoeld is om verschillende afdelingen op elkaar af te stemmen en prioriteiten te stellen, wordt ze misbruikt voor allerhande andere sociale spellen. Al was het maar omdat ook dat prioriteiten stellen onderhevig is aan allerlei belangen die er naast het algemene bedrijfsbelang spelen. Organisatiedeskundigen pleiten er daarnaast voor om middels regelmatige bijeenkomsten medezeggenschap te regelen en de sociale banden binnen een organisatie -letterlijk- een gezicht te geven. Binnen een beetje organisatie komt dat natuurlijk gewoon neer op diezelfde vergadersessies, allerlei nieuwere fenomenen zoals scrum ten spijt.
Grip op organisatievermogen
Veel nieuwe vergadertechnieken zijn een ultieme poging enige grip te krijgen op de voortgang van projecten en daarnaast de vergadertijd te minimaliseren, uiteraard ten gunste van diezelfde projectvoortgang. Meestal blijken de tekortkomingen in de organisatie echter op een heel ander vlak in de organisatie te liggen dan het vergadermodel an sich. Een methode als scrum wordt vaak tevoorschijn getoverd om uitstelgedrag en vage projectomschrijvingen tegen te gaan. Dit is echter een totaal verkeerd uitgangpunt, waardoor u straks met een nieuwe methode weer snel in het oude schuitje zit.
Een eenvoudige lineaire planning van taken, door sommigen waterfall genoemd, is namelijk helemaal niet de oorzaak van uitstellen of onduidelijk gedefinieerde projecten. Uiteindelijk gaat het allemaal om de sociale factor: hoe de organisatie in zijn geheel met projecten om gaat. Wie het voorheen aandurfde een project in te gaan met onduidelijke specificaties, zal dat ook in een nieuwe structuur aandurven. Argumenten als “nooit meer tussentijdse veranderingen” snijden geen hout; geen enkele projectplanning propageert dat. Het is de dagelijkse praktijk die er soms voor zorgt dat er tussentijds veranderingen in projectspecificaties nodig zijn, maar in principe hoort een gedegen omschrijving bij elk gangbaar proces, nauwelijks een moderniteit te noemen.
Zo creëer je de hel: processen voorop stellen, in plaats van hetgeen dat de processen zouden moeten structureren enig belang geven.
De hel
De sociale factoren negeren is de basis leggen voor de hel voor al je werknemers. De vergadering creëren waar alleen een spel uitgevoerd wordt en niets concreets aan het bedrijfsproces wordt toegevoegd. Dan gaat men vertrouwen op allerlei nieuwe modellen en technieken om nog elk jaar een beetje leven in “de vergadering” te kunnen blazen voordat ook de glans van deze werkwijze is verdwenen. Het belangrijkste blijft het oog houden voor de kern van het wezen van de vergadering: het afstemmen van de afdelingen. Wanneer het om het proces an sich gaat draaien ze het hek open voor politiek spel waarin niet meer de expertise van de een, maar de standvastigheid van de ander de doorslag gaat geven.
De hel kan altijd erger natuurlijk, want niets kan zo tenenkrommend zijn als een samenzijn met anderen. “De hel, dat zijn anderen,” en vooral anderen die je niet zelf hebt uitgekozen. Een sociaal spel van afstemming en erkenning gaat aan elke vergadering vooraf en dat kunnen we altijd nog een beetje tenenkrommender maken door de vergaderings-warming up. Dan is de hel compleet: vergaderhorror in optima forma waarin ook het beetje alledaagse sociale contact gestructureerd moet worden via een bepaald bedacht proces. Vergaderingen zijn zo een instrument van onderdrukking en risicominimalisatie geworden, waar menig onderneming aan ten onder gaat. Plekken waar niemand meer op een verkeerde investering durft te wijzen omdat het een bevestiging van de lieve vrede moet zijn.
Vergaderings-warming up
Stelt u zich voor: u zit in een muffig zaaltje en de vergadering begint. Iedereen kruist de armen en u legt de rechterhand over de linkerhand van uw buurman. De voorzitter begint en klopt met de hand op tafel, de volgende neemt het over en daarna degene daarnaast. Spannend wordt het met de tweede regel: bij twee keer kloppen draait de kloprichting om.
Ik verzin dit niet. Dit bestaat echt.
Of u doet de paardenrace: u klopt langzaam op tafel en iedereen doet u na, steeds sneller. Als in een galop. “De bochten door, de waterbak, springen.”
U zult er maar bij zitten, als volwassen man of vrouw. De vergadering in zijn ultieme perverse vorm, geen waarde-toevoeging meer, maar alleen een serie van vastgestelde codes afdraaien. Dit is niet leuk. Dit is niet effectief. Dit heeft niets met corporate omgeving te maken, ook niets met start up. Dit is de hel. Als u dit moet doen, staat u op en gaat u weg. Zo wilt u niet leven.
Iemand heeft dit dus verzonnen en legt nu bij organisaties uit hoe ze een paardenrace kunnen doen bij aanvang van een vergadering. Het is ongetwijfeld zijn eigen zoete wraak op de muffe kantorencultuur. Maar u hoeft het niet te doen: het is nooit te laat om te stoppen.
