Ondanks dat ze niet verplicht zijn, is het wel aan te raden (goede) algemene voorwaarden op te stellen. Dat geldt voor alle bedrijven, ook webshops en eenmanszaken. In deze blog leg ik uit waarom en geef ik tips over hoe je algemene voorwaarden het best kunt gebruiken.
Als je niets regelt, in algemene voorwaarden of een contract, kun je aansprakelijk gesteld worden voor alle schade die een klant lijdt als er iets misgaat aan jouw kant. Het is daarom goed in algemene voorwaarden zaken op te nemen die je normaal gesproken niet snel met de klant bespreekt, zoals wat er gebeurt als jouw leverancier niet op tijd kan leveren.
Aansprakelijkheid voor dit soort zaken kan worden uitgesloten of beperkt in algemene voorwaarden.
Klanten zijn ook mensen en dus ligt miscommunicatie altijd op de loer. Als je in de algemene voorwaarden duidelijk hebt uitgelegd wat je levert en onder welke voorwaarden, kun je daar naar verwijzen bij een misverstand. Dat kan een hoop gedoe voorkomen.
Algemene voorwaarden moeten ter hand gesteld worden, zoals dat in juridische terminologie heet. Dat is vrij complexe materie. Het is wel belangrijk want als ze niet op de juiste manier verstrekt worden zijn ze niet geldig.
Het principe is dat omdat er afspraken met de klant worden gemaakt, de klant daarvan wel tijdig op de hoogte moet zijn gebracht. Dat moet voor het moment dat er een overeenkomst wordt gesloten. Let op: ook als er geen contract wordt getekend wordt er op enig moment een overeenkomst gesloten.
Het is daarom het best de algemene voorwaarden meteen mee te sturen bij het maken van prijsafspraken.
Veel bedrijven kiezen ervoor online voorbeelden te gebruiken voor het maken van eigen algemene voorwaarden. Dat gaat vaak mis. Elk bedrijf is anders. Goede algemene voorwaarden voor een webshop zijn compleet anders dan die voor een ICT bedrijf. Voor een webshop kunnen algemene voorwaarden enkele pagina’s lang zijn, voor een ICT bedrijf zit je al snel op meer dan 10 pagina’s.
Bij het kopiëren van de algemene voorwaarden van een bedrijf dat een soortgelijk product of soortgelijke dienst verkoopt geldt hetzelfde. Dat betekent namelijk niet dat andere zaken ook op dezelfde manier geregeld zijn. Denk aan: levering, prijsstelling, wijze van betaling, garanties en het uitsluiten van aansprakelijkheid. Daarbij maak je ook nog eens inbreuk op het auteursrecht van dat andere bedrijf.
Ook komt het vaak voor dat bedrijven algemene voorwaarden gebruiken die ‘op maat’ gegeneerd zijn door een online tool. Alleen zijn een heleboel zaken dan vaak niet of niet goed geregeld.
Het is daarom altijd het beste algemene voorwaarden door een (ervaren) jurist op te laten stellen. Zo weet je zeker dat de algemene voorwaarden voor de juiste doelgroep zijn geschreven, aansluiten bij jouw werkzaamheden, niet verwarrend en up-to-date zijn. En alleen dan zul je ermee bereiken wat je wilt: het beperken en uitsluiten van aansprakelijkheid en misverstanden.
Dat hoeft niet heel duur te zijn. Wil je ook op jouw bedrijf afgestemde algemene voorwaarden en weten hoeveel dat kost? Of wil je jouw algemene voorwaarden laten updaten of nakijken? Neem dan snel contact met ons op.
Lees ook: De vereisten voor het opstellen van een privacyverklaring
Lees ook: De verplichting tot het sluiten van een verwerkersovereenkomst
Lees ook: Waar dien je als werkgever op te letten bij het inhuren van freelancers?
